Search

Mi történjen a távozó munkatársak levélfiókjával? – NKI ajánlás

Ma már szinte minden szervezet napi tevékenységei közé tartozik az elektronikus levelezés. Azonban ez több adatvédelmi kérdést felvet. Többek közt a kilépő kolléga levelezési fiókjának kezelési módját.

A munkaadó szemszögéből nézve egy a szervezetben dolgozó fontos beosztású kolléga levelező fiókjának a megtartása az ügyfelekkel való kapcsolattartás érdekében érthető szempont lehet.

Viszont ahogy az Nemzeti Kibervédelmi Intézet hivatkozott, a NAIH NAIH/2020/34/3 ügyszámú határozata

  • a munkavállaló rendelkezésére bocsátott munkahelyi e-mail-fiók adattartalma személyes adatnak

  • a személyes adaton elvégzett bármely művelet pedig adatkezelésnek minősül

  • ” A GDPR “célhoz kötöttség” elve alapján pedig az adatkezelőnek haladéktalanul törölni kell az érintett személyes adatait, ha az adatkezelés célja megszűnt

A Belga Adatvédelmi Hatóság (BDPA) a munkahelyi postafiók magáncélú leveleit érintette. Melyben a Hatóság úgy határozott, hogy a munkaadónak kell gondoskodnia az alábbiakról:

  • Legyen szabályozás, amely szabályozás teljes egészében kezeli a munkahelyen használt levelezés kérdését;

  • a magáncélú levelek kiszűrése és a kilépő kolléga tájékoztatása a fiókja törléséről történjen meg a kilépés napján;

  • fontos a fiók törlése előtt az automatikus válaszüzent, melyben tájékoztatás történik a kolléga távozásáról beállítása (melyet legalább 1, de max. 3 hónapra javasolnak);

  • végül pedig a fiók törlése.

A fenti 4 pont alapvetően megegyezik a Gill & Murry ajánlásával, azzal a kiegészítéssel, hogy a kilépéskor a szervezetnek döntést kell hoznia arról is hogy a levelekhez a 3 hónapban ki férhet hozzá. Továbbá, hogy melyek azok az üzleti tartalmak, csatolmányok levelek melyet Szervezet jogi igény érvényesítés céljából tovább meg kell őrizni.

Felhívjuk a figyelmet, hogy ilyen esetekben, minden esetben el kell végezni egy érdekmérlegelést.

Az érdekmérlegelésben figyelembe kell venni az általános elévülés vonatkozó határidejét Magyarországon 5 év – ezt követően csak speciális estekben indokolható meg a levek tárolása.

Hivatkozások:

(1) https://nki.gov.hu/it-biztonsag/tanacsok/mi-tortenjen-a-tavozo-munkatarsak-levelfiokjaval/

(2) https://www.naih.hu/files/NAIH-2020-34-3-hatarozat.pdf

(3) https://gdpr.news.hu/cikkek/naih-birsag-hozzaferesi-jog-gyakorlasa-volt-munkahelyi-e-mail-fiokhoz/

(4) https://www.e-nautadutilh.com/56/4172/landing-pages/news-item.asp?sid=cd4532b9-80af-424e-8ef2-1efef3aa9189

0 views0 comments